貸会議室の需要が高まっている？
近年、貸会議室に注目が集まっていることをご存知でしょうか。貸会議室とは文字通り、貸しだしされる会議室のことで、貸会議室を使って多くの情報を共有できます。
会議といえば、オフィス内の重要な案件やプロジェクト計画に対する会議を思い浮かべる人も多いのではないでしょうか。もちろんそれもありますが、会議の内容がすべて同じものではありません。なかにはセミナーや講演会のような場合もあり、そこでも会議室のような一定数の人を確保できるスペースを必要とします。
現在は、会議室をすべて所有したほうがよいという考えではなく、時と場合によって会議室を使い分ける考えが普及しています。以上のことから、貸会議室を利用したほうがお得になるケースもあり、だんだんと需要が高まってきているのです。
もちろん、貸会議室を上手に利用しなければ、逆に損失のほうが多くなってしまいます。そこで、貸会議室のメリットとデメリットについてピックアップし、用途別に貸会議室の相場をまとめてみました。
メリット
貸会議室を使用するメリットの1つに、必要な時のみ利用できる点が挙げられます。既に会議室を所有しているのであれば、それを使うだけで問題ありませんが、会議室は使用しなければ、ただの空きスペースにしかなりません。小規模で運営する会社や事務所などでは、会議室を所有することで経営の圧迫に繋がることも。
その点、貸会議室では必要な時のみ会議室を用意でき、効率かつ効果的に利用できます。
社外の人と会議をする際にも、貸会議室は力を発揮します。会社間の会議となると、どちらかの会社が交通の便を使うことになります。どちらかが交通費を負担することになり、会社間に距離があるとその負担も大きくなります。これでは、お互いが同じ土俵での話し合いは既にしづらい状況になってしまいます。
そこで、貸会議室を利用して社外に会議室を設置。程よい距離に貸会議室を設けることで、交通費が分割、負担が軽減されます。また、交通の負担を強いることもないため、相手に気を遣うこともありません。セキュリティに関する心配をされる人もいますが、基本的に貸会議室はセキュリティ面に配慮しているので、気楽に会議に参加できます。
デメリット
貸会議室を頻繁に使うことで、逆にコストがかかってしまう点は大きなデメリットといえます。例えば、定例会のように一定の周期ごとに開かれる場に貸会議室は向いていません。利用上メリットの多い貸し会議ですが、どれくらい利用するかをあらかじめ定めておき、自社会議室とは区別しなければなりません。
また、会社によっては、社外秘になりえる製品や開発物を扱っているところもあり、重たいものだと運搬が困難になりますし、外部に情報が漏れてしまう懸念もあります。
運営の要ともいえる製品や機密事項について会議する場合は貸会議室の利用は慎重になりましょう。
相場
貸会議室では、50名程を収容可能なスペースでは1時間で1万円から2万円が一般的な相場です。これは、セミナーやプレゼンの場合に適した空間ともいえます。人数が多ければもちろん値段も高くなります。
都市部においては、200名を収容可能な貸会議室があり、1時間で5万円から10万円以上の利用料がかかる貸会議室もあります。
様々な場所から人が集まる貸会議室ですので、迷わずに到着できることは非常に魅力的ですね。
ぜひ、貸会議室を探す際は参考にしてみてください。